Niezbędne jest udostępnienie danych podstawowych artykułów i zestawienia materiałowego na potrzeby systemu zarządzania za pomocą interfejsu tabelarycznego, co umożliwia zachowanie zgodności informacji.
Ogólna filozofia projektu polega na tym, aby nie zakłócać i zachować inwestycje poczynione na przestrzeni lat poprzez integrację i doskonalenie tego, co już istnieje, komputeryzację niektórych procedur i metod operacyjnych zarządzanych obecnie ręcznie lub wyizolowanych z ogólnego kontekstu przedsiębiorstwa. Baza danych systemu jest przygotowana do eksportu informacji w sposób ustrukturyzowany, co umożliwia aktualizację, oprócz oczywiście systemu zarządzania, innych systemów IT obecnych w firmie.

Moduł śledzenia materiałów pozwala na opatrzenie przychodzących materiałów etykietami z kodami kreskowymi. Identyfikatory te mogą być stosowane w całej działalności realizowanej w magazynie, ułatwiając zarówno identyfikowalność produktu w kolejnych etapach procesu, jak do potrzeb weryfikacji i kontroli jakości.
Na tym etapie system może przeprowadzać kontrole jakościowe i administracyjne materiałów, zapewniając procedurę sprawdzania spójności pomiędzy materiałem przychodzącym, dokumentem transportowym i przetwarzanym zamówieniem.
Korzystając z modułu oprogramowania i palmtopa wyposażonego w czytnik laserowy, operator może szybko zidentyfikować materiał, który ma zostać poddany kontroli. Po przeprowadzeniu kontroli przewidzianych w rejestrze dla danego materiału, wyniki można zapisać w bazie danych za pośrednictwem palmtopa. Wynik przeprowadzanej kontroli można wprowadzić jako „PRAWIDŁOWY / NIEPRAWIDŁOWY", lub określić parametry fizyczne zgodnie z wykazem. W ten sposób pozostaje ślad po kontroli i przetwarzanie materiału niezatwierdzonego przez kontrolę jakości (Audyt) w jakiejkolwiek kolejnej fazie nie będzie możliwe.
Jeżeli w firmie wykorzystywane jest oprogramowanie do zarządzania (system ERP), możliwa jest synchronizacja realizowanych zamówień.

Przewidziany jest moduł graficzny, za pomocą którego w czasie rzeczywistym widoczne jest położenie materiałów w różnych strefach magazynu wraz z okresem składowania, co umożliwia lepsze zarządzanie procesem magazynowania FIFO. Przy pomocy specjalnego pola możliwe jest również wprowadzenie alarmów dotyczących starzenia się materiałów. Informacje te można przeglądać w formie graficznej i tabelarycznej na stacjonarnej stacji roboczej (komputer sieciowy) lub zdalnie (palmtop lub tablet z Wi-Fi).
Możliwe jest zdefiniowanie ogólnych obszarów magazynowych i/lub obszarów z regałami, do których mogą być przypisane koordynaty (magazyn, obszar, rząd, poziom, boks) określające dokładną lokalizację artykułu.

Magazyn wyrobów gotowych może być wyposażony w nowoczesny system zarządzania z wykorzystaniem sieci Wi-Fi. Konieczne jest śledzenie kodu kreskowego produktu aż do momentu wysyłki do miejsca przeznaczenia. Dzięki temu można odwzorować magazyn wyrobów gotowych, dając możliwość śledzenia życia produktu poza magazynem wyrobów gotowych (Łańcuch Dystrybucji i Klient Końcowy). Wykorzystując dane o produkcie, można zarządzać i sprawdzać spójność rodzaju opakowania wykorzystanego do wysyłki. W tym celu należy wskazać rodzaj opakowania, które ma być wykorzystane do wysyłki danego produktu. Procedura realizowana na palmtopie pozwala na zaznaczenie produktów związanych z realizacją zamówienia i automatyczne wygenerowanie raportu wysyłkowego, który zostanie naklejony na opakowanie wraz w odpowiednią etykietą.
Przygotowywany jest również rachunek wstępny dla systemu zarządzania, który po potwierdzeniu generuje odpowiedni dowód dostawy (dokument WZ).